データ入力代行におけるセキュリティ対策とは？依頼前に確認すべき5つのチェックポイント

現在、企業はペーパーレスやDXを推進するために、膨大な書類や情報をデジタル化する機会が非常に多いです。例えば、用紙に書かれた顧客リストをExcelに打ち込んだり、名刺情報を顧客管理システムのデータベースに登録したりするケースは少なくないでしょう。

このように、企業がデータ入力をする機会は少なくありませんが、すべて自社で対応している場合、コア業務に支障をきたすことがあります。なぜなら、データ入力に多くの社員を割くことになってしまい、コア業務に人材を集中させられないからです。そのため、企業の中には、データ入力を外部に委託するケースは珍しくありません。

しかし、外部にデータ入力を依頼する場合、顧客情報などを一時的に共有することになるため、外部にデータ入力の依頼を検討している人は、セキュリティ対策について十分に考える必要があります。

そこで、今回はデータ入力代行でセキュリティ対策が重要な理由や意識の低い業者に依頼した場合のリスクについて解説しますので、興味がある方は、ぜひ参考にしてください。

データ入力を外部委託する際にセキュリティ対策が重要な理由

企業が外部の業者にデータ入力を委託することで、業務効率化やコスト削減といったメリットを得ることができます。しかし、情報の取り扱いにおいては慎重さが求められるでしょう。特に、セキュリティ対策が不十分な業者に依頼してしまうと、重大な情報漏洩や法的トラブルにつながる可能性があります。

ここでは、なぜデータ入力にセキュリティ対策が必要なのかその理由を3つご紹介します。

取り扱う情報は個人情報や機密情報になるため

1つ目の理由は、取り扱う情報が個人情報や機密情報であるからです。

データ入力代行で扱われるデータの多くは、社員名簿、顧客リスト、売上データ、健康診断結果など、機微性の高い情報です。これらが外部に漏れれば、顧客や取引先との信頼関係に深刻な悪影響を及ぼす可能性があります。そのため、データ入力代行業者に依頼する場合は、顧客情報などを漏らさないためにセキュリティ対策を徹底している業者でなければなりません。

情報漏洩をした場合に企業はリスクと損害を被るため

2つ目の理由は、情報漏洩が発生した場合、企業は大きなリスクと損害を被ることになるからです。

データ入力を外部委託するときは、前述の通り機密情報や個人情報をデータ入力代行業者と共有する必要があります。つまり、情報を外部に提供する必要があるのです。

そのため、委託先のデータ入力代行業者が管理不足によって情報漏洩が発生してしまうと、委託した企業側が大きなリスクを被ることになります。例えば、顧客との信頼関係が失墜したり、損害賠償請求されたりする可能性もあるでしょう。

そのため、外部委託する際は情報提供後の業者の情報漏洩に対して十分に注意する必要があります。

法令遵守の観点からも必須であるため

3つ目の理由は、法令遵守の観点からもセキュリティ対策は必須になるからです。

委託先のデータ入力代行業者が個人情報を流出した場合、発注者側に委託先の監督義務が発生します。そのため、「委託したからもう責任はない」という考えは通用せず、委託先のセキュリティ対策が不十分な場合でも、元の企業が法的責任を問われる可能性があるのです。

万が一、情報漏洩があった場合は、企業名の公表や行政指導、業務改善命令、罰金等の処分を受ける可能性があります。そのため、法令遵守の観点からもデータ入力を代行する際、セキュリティ対策について考えることは必須といえるでしょう。

参照元：個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン 委託先の監督 (法第25条関係)

信頼できるデータ入力代行業者が行っている主なセキュリティ対策

このように、データ入力代行業者に委託して情報漏洩などが発生してしまった場合、企業は数多くのリスクを被ることになります。そのため、できるだけ安全なデータ入力代行業者に委託したいと考えるのが一般的です。

そこで、この見出しでは信頼できるデータ入力代行業者が行っているセキュリティ対策について解説します。安全な業者を選ぶときは、後述する対策を実施しているかどうかを確認して委託するのがおすすめです。

監視カメラを設置し入退室管理を徹底

信頼できる業者は、監視カメラを設置し、入退室管理を徹底しているところが多いです。

出入口には、専用IDカードのみで出入りできるような入退室管理システムを導入し、入室時と入退時のログを記録しています。また、監視カメラを常時動作させて防犯と監視体制を徹底しています。

このような物理的セキュリティを強化している業者に依頼することで、情報漏洩などのリスクを最小限に抑えることができるでしょう。

ファイルや通信の暗号化

リスクに対して十分に備えているデータ入力業者は、ファイルや通信の暗号化を行っているところが多いです。

ファイルを送受信する際は、必ずパスワードを付与することで、外部の人がファイルの中身を確認できないようにすることが可能です。また、業者が独自で開発したSSL通信を使ってオンラインストレージでファイルを管理することで、ファイル情報を盗み見されるリスクを低減させることもできます。さらに、ストレージの利用状況を確認することもできるため、不正利用防止にもつなげられるでしょう。

従業員の教育を徹底しセキュリティを低減

信頼できるデータ入力代行業者は、従業員の教育が徹底されています。

例えば、従業員に対して個人情報保護に関する情報セキュリティの研修を実施していたり、セキュリティテストを従業員が定期的に受けていたりします。そうすることで、セキュリティに関する知識が豊富にある従業員がデータ入力に対応することになるため、企業は安心して作業を任せられるでしょう。

セキュリティ意識の低い業者に依頼した場合のリスク

逆に、セキュリティ意識の低い業者に依頼した場合のリスクについて解説します。

情報の流出

1つ目のリスクは、情報の流出です。

セキュリティ対策が徹底されていない業者に依頼すると顧客情報などがその業者から流出する可能性があります。万が一、委託した業者から顧客情報や社内機密が流出した場合、その影響は非常に深刻です。流出した情報が悪意ある第三者に渡れば、なりすましや詐欺、競合への情報漏洩といった被害に発展する可能性もあります。

顧客からのクレームや行政指導

2つ目のリスクは、顧客からのクレームや行政指導です。

大切な個人情報が外部に流出すると顧客からのクレームが殺到したり、SNSなどで炎上したりする可能性があります。また、個人情報保護法などに違反していた場合は、所管官庁からの指導や勧告、業務改善命令などが下されることもあるでしょう。

まとめ

今回は、データ入力代行におけるセキュリティ対策について詳しく解説しました。データ入力代行業者に委託する場合、セキュリティについて考えることは非常に重要です。企業は依頼する側になりますが、個人情報などを入力させる場合、委託先を監督する義務があるため、万が一業者から情報が流出した場合でも大きな影響を受けることになります。そのため、外部委託する際、リスクを最小限に抑えたいという企業は、株式会社うるるの『うるるBPOのデータ入力サービス』を利用するのがおすすめです。

うるるBPOのデータ入力サービスでは、プライバシーマークの付与認定、ISO/IE27001、ISO9001の認証を取得しています。また、入退室管理やSSL通信など作業する環境もセキュリティが徹底されているため、安心できるデータ入力代行業者に委託したいという方は、下記のURLからお気軽にお問い合わせください。

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