健康診断の結果はデータ入力代行で効率化！よくある課題や解決策を解説

企業にとって、従業員の健康診断結果を管理する作業は欠かせない業務の一つです。しかし、従業員によって受診する医療機関が複数にわかれていたり、診断結果のフォーマットがバラバラだったりするなど、情報収集や整理に多くの手間と時間がかかっている企業も多いのではないでしょうか？

特に、従業員数が多い企業では、Excelへの転記やファイル管理が煩雑になり、人的ミスや業務の属人化といったリスクも発生しやすくなります。そのため、企業の中にはこのような課題を解決するためにデータ入力代行を利用するところも多いです。

そこで、今回は健康診断結果のよくある課題やデータ入力代行に依頼して解決できることなどについて解説しますので、興味がある方は、ぜひ参考にしてください。

健康診断結果を入力する際に起こりやすい課題

はじめに、健康診断結果を入力する際に企業で起こりやすい課題について詳しく解説します。具体的にどのような課題に直面しやすいのか把握したい方は、ぜひチェックしてみてください。

病院ごとに健康診断結果のフォーマットが異なる

1つ目は、病院ごとに健康診断結果のフォーマットが異なるという点です。

健康診断の結果は、受診先の医療機関によって書式や記載内容が大きく異なることが多く、情報を統一するためには企業側でそのために必要な作業をしなければなりません。紙の様式に手書きで記入されているケースもあれば、PDF形式やExcel形式で診断結果を出すところなど、病院独自のデジタル形式で提供されることもあります。そのため、企業が従業員の健康診断結果を一括管理しようとしても形式が異なるため、結果を表にまとめる前に項目の照合や形式の統一作業が必要となり、余計な時間と労力が発生してしまいます。

これにより、健康診断結果の入力に多くの時間を割かなければならなくなるため、コア業務に集中できなくなるなどの問題に発展しやすいでしょう。

従業員が多いと管理や集計に膨大な時間がかかる

2つ目は、従業員が多い場合、管理や集計に時間がかかるという点です。

従業員の人数が多くなればなるほど、健康診断結果の集計や管理は手間がかかります。一人ひとりのデータを確認しながら入力し、必要に応じて修正や追記を行う作業は時間的にも精神的にも大きな負担となります。

特に、年度末など業務が立て込む時期には、こうした作業が他の業務を圧迫してしまうこともあります。さらに、健康診断結果は単に転記するだけでなく、過去の健康診断データをまとめて保管したり、年ごとに比較したりしなければならないため、その点にも時間を要することになるでしょう。

入力ミスによる人為的なトラブルや再確認の手間が発生する

3つ目は、入力ミスによる人的なトラブルや再確認の手間が発生するという点です。

手作業によるデータ入力では、どうしても入力ミスや読み違いといった人為的なミスが発生します。特に数字の打ち間違いや異なる項目への入力などは、後々の確認作業で発覚することが多く、修正にさらに時間がかかります。

ミスを防ぐためにダブルチェック体制を取るケースもありますが、その分だけ工数が増えることになります。結果として業務の効率が下がり、他の作業との兼ね合いが取りにくくなる要因となってしまいます。

健康診断結果をデータ入力代行に依頼すれば解決できる3つのこと

このように、健康診断結果を自社のみで入力すると多くの課題が発生しがちです。そのため、企業の中には、このような課題を解決するために健康診断結果の転記等をデータ入力代行業者に委託するところが増えています。

ここでは、具体的にデータ入力代行業者に依頼すれば、何を解決できるのかについて解説しますので、ぜひ参考にしてください。

短納期対応で年度内処理に余裕が生まれる

1つ目は、短納期対応で年度内処理に余裕が生まれるという点です。

健康診断結果の集計を自社だけで対応する場合、ほかの業務と並行して進めなければならないため、社内スケジュールがひっ迫しがちです。しかし、データ入力代行業者に委託をすれば、スケジュールに余裕が生まれます。また、データ入力代行業者によっては、短納期で健康診断結果の入力を代行してくれるところもあります。そのようなところに委託をすれば、素早くデータ入力が終えることができ、年度内処理に余裕が生まれる可能性もあるため、その点が大きなメリットであるといえるでしょう。

プロによる高精度な入力でヒューマンエラーを削減

2つ目は、専門家による高精度な入力で人的ミスの削減を実現することができるという点です。

健康診断結果は数字入力が中心で、さらに正確さが求められます。しかし、自社の従業員にとっては慣れない作業であり、それに加えて長時間の入力作業で集中力も低下すれば、人的ミスは非常に起こりやすくなるでしょう。

一方、入力代行業者は専門のスタッフが対応しており、複数人によるチェック体制も整っているため、入力ミスや転記漏れなどのヒューマンエラーを大幅に減らすことが可能です。正確性の高いデータを得られることができるので、その点も魅力のひとつといえます。

Excelや画像など希望の形式で納品が可能

3つ目は、Excelや画像など希望の形式で納品してもらうことができるという点です。

これに関しては依頼するデータ入力代行業者によっても異なりますが、Excelだけでなく画像データなど、要望に応じて納品してくれるところもあります。これにより、企業は自社の管理フォーマットやシステムにそのまま使用することができるため、フォーマット変換が不要となり、業務の中でスムーズに活用することができるでしょう。

健康診断結果をデータ入力代行に依頼する際に見ておくべきポイント

健康診断結果をデータ入力代行に依頼する際は、業者を利用することになります。ここでは、依頼する業者を選定する際に見ておくべきポイントを解説しますので、ぜひ参考にしてください。

セキュリティ体制

1つ目のポイントは、セキュリティ体制です。

健康診断結果には、氏名や住所などの基本的な情報はもちろんのこと、血圧や体重、病歴など非常にデリケートな内容が含まれます。もちろん、これらの情報は個人情報であり、万が一情報漏洩などが発生すると、企業は大きなリスクを被ることになります。また、従業員からの信頼も失墜するため、業者を選ぶ際は、必ずどのようなセキュリティ対策を行っているのか確認しなければなりません。

納期や納品形式の柔軟性

2つ目のポイントは、納期や納品形式に対して柔軟に対応してくれるかどうかです。

企業の中には、「年度末処理に負担を増やしたくない」、「画像データとして納品し、変換なしでそのまますぐにデータを活用したい」というような要望がある企業も少なくないでしょう。納期や納品形式に柔軟性がある業者を選ぶことで、このような要望を汲み取ってもらいやすくなるので、見るべき重要なポイントのひとつといえます。

まとめ

今回は、健康診断結果の課題やデータ入力代行を利用した解決策について詳しく解説しました。フォーマットに統一性がないなど、健康診断結果のデータ入力に課題を抱えがちですが、データ入力代行業者に依頼をすれば、そのような問題を解決してもらうことができます。そのため、実際に利用を検討している方も多いのではないでしょうか？そのような企業は株式会社うるるの『うるるBPOのデータ入力サービス』を利用するのがおすすめです。

うるるBPOのデータ入力サービスでは、短納期かつ高精度なデータ入力を提供し、さらにExcelだけでなく画像データでも納品できるなど、柔軟に対応してくれます。また、セキュリティ対策も万全なので、興味がある方は、ぜひ下記のURLからお問い合わせください。

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