生成AIでデータ入力するデメリットと効率的にデータ入力を行う方法

データ入力は、多くの業務において欠かせない作業ですが、その一方で手間や時間がかかることが課題となっています。そこで、近年では企業の中で生成AIを活用してデータ入力を自動化する取り組みが進んでいます。

実際にAIを導入することで、作業スピードの向上や人為的ミスの削減といったメリットを獲得できるケースも少なくありません。しかし、生成AIによるデータ入力には注意点も数多く存在します。例えば、AIが間違ったデータを入力してしまったり、学習データに偏りがあることで正確性に問題が生じてしまったりすることがあります。また、生成AIからデータを引き出す場合、こちら側が持っている情報を入力しなければなりません。そのため、生成AIに情報を提供することにも企業にとっては一定のリスクがあるといえます。

今回は、データ入力で生成AIを利用する際に発生するデメリットについて解説します。また、効率的にデータ入力を行うための方法も紹介しますので、興味がある方は、ぜひ参考にしてください。

生成AIでデータ入力する4つのデメリット

生成AIでデータ入力するデメリットは、大まかにわけて4つあります。それぞれのデメリットについて詳しく解説していきますので、早速チェックしていきましょう。

権利侵害の可能性を完全に回避することが難しい

1つ目のデメリットは、権利侵害の可能性を完全に回避することが難しいという点です。

生成AIを活用してデータ入力を行う際には、権利侵害のリスクを完全に避けることが難しい場合があります。生成AIは膨大な情報を学習データとして取り込んでおり、その中には著作権で保護されているコンテンツも含まれることがあります。例えば、新聞記事や文学作品のデータを学習に使用した場合、それらの表現や文章が意図せず生成される可能性も考えられます。

実際にデータ入力をする際は、特に著作権侵害となりやすいのがWebサイトのコンテンツや商品説明のコピーです。ECサイトに数多くの商品を登録するとき、商品説明のデータ入力が発生しますが、その際に生成AIを使用してしまうとほかのサイトの商品説明を無断に使用してしまうことになってしまい権利侵害になる可能性があります。

データ出力された文字の中に間違った情報が含まれる

2つ目のデメリットは、データ出力された文字の中に間違った情報が含まれるという点です。

生成AIを利用してデータ入力を行う場合、生成された文字や文章に誤った情報が含まれてしまう可能性があります。AIは学習データをもとに出力を行いますが、必ずしも正確な内容で学習データが構築されているとは限りません。特に、大量のデータを処理する過程で、誤解を招く内容や不適切な情報が生成されることも考えられます。

さらに、生成AIが提供する情報はあくまで過去のデータに基づいているため、最新の情報を正確に反映できないこともあります。誤った内容をもとにデータ入力を行うと、後々修正作業が必要となったり、業務全体に影響を及ぼしたりするリスクも存在します。そのため、生成AIによるデータ入力を行う際には、常に出力された内容を確認し、必要に応じて訂正を行うことが重要です。

品質を安定させることが難しい

3つ目のデメリットは、品質を安定させることが難しいという点です。

生成AIは指示に対してランダムな出力結果を送信するため、均一な品質を保つことが難しくなります。例えば、同じプロンプトを生成AIに送信した場合でも出力結果はすべて異なるため、それが不便に感じることがあります。

データ入力を人力で行う際は、入力する際のルール等を策定してそれに沿って文字を入力していきます。しかし、生成AIの場合は、策定したルールを送信したとしてもそのルールを無視して文章を出力してしまうケースも珍しくないのです。例えば、500文字以内で文章を作成して欲しい場合でも600文字以上出力されてしまうということが起きます。

このように、生成AIを使用した場合は品質を均一に保つことが難しいため、データ入力をする際に使いづらくなる要因のひとつといえます。

情報漏洩の可能性がある

4つ目のデメリットは、情報漏洩の可能性があるという点です。

生成AIに何かのコンテンツを出力してもらうためには、当然こちら側から情報を提供する必要があります。単に一般的な内容を調べる場合は、個人情報などを生成AIに送信しなくても問題ありません。しかし、企業がデータ入力を行う際は、個人情報を扱う必要があります。

例えば、名刺のデータ入力をする際は、企業の名前や本社の郵便番号・住所、その企業の電話番号、営業担当者の名前などを入力しなければなりません。また、名簿や契約書の入力なども同様です。必ず個人情報や社名などの情報を生成AIに与えてデータ入力させなければならないため、個人情報漏洩のリスクがあります。

万が一、企業が個人情報などを漏洩してしまうと企業としての信頼は大きく失われることになります。また、企業は個人情報のほかにもデータ入力をする際に機密情報を扱うケースも多いため、生成AIの使用をためらう企業は少なくありません。

生成AIを使用せずに効率的にデータ入力を行う方法

生成AIを使用せずに効率的にデータ入力を行う方法は、大まかにわけて2つあります。紹介する方法は生成AIを使用しないため、情報漏洩などのリスクを防ぐことが可能です。できるだけリスクを避けて効率的にデータ入力をしたいという方は、ぜひ参考にしてください。

社内でデータ入力を行う

1つ目の方法は、社内でデータ入力を行う方法です。

社員をデータ入力にできるだけ割り当てて作業を行うことで、1人で行うよりも効率的にデータ入力作業を進めることができます。しかし、社内のみでデータ入力をする場合は、コア業務に人員を割けないため、満足したサービスを提供できなくなるなどのリスクがあるでしょう。

データ入力代行業者に依頼する

2つ目は、データ入力代行業者に依頼する方法です。

データ入力代行業者に依頼することで、社内の人員をデータ入力に割く必要がなく、コア業務に集中することができます。また、データ入力代行業者の中には、人の手でデータを入力してくれるところも多いため、個人情報の漏洩などもしっかりと防ぐことが可能です。

データ入力代行業者に依頼をすれば、プロの専門家がデータ入力作業に着手してくれるため、社内で行うよりも非常に効率的といえます。

まとめ

今回は、生成AIでデータ入力をするデメリットと効率的にデータ入力を行う方法について詳しく解説しました。生成AIを使用する場合は個人情報漏洩のリスクや品質が安定しないことで逆に作業効率が悪くなる恐れがあります。そのため、これらのトラブルやリスクを避けたいという方は、データ入力代行業者を利用するのがおすすめです。

データ入力代行業者を活用すれば、人の手で正確にデータを入力することができます。また、短納期に対応してくれるところも多いため、効率的にデータ入力作業を進めたいという企業にも最適です。

これからデータ入力代行業者の利用を検討している企業も多いと思いますが、そのような企業は『うるるBPOのデータ入力サービス』を利用してみませんか？

うるるBPOのデータ入力サービスは、短納期で低価格なデータ入力サービスを提供してくれる業者です。プライバシーマークの付与認定やSO/IE27001：2013、ISO9001の認証も取得しているため、個人情報の漏洩なども防ぐことができます。興味がある方は、下記のURLからお気軽にご相談ください。

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