データ入力代行に依頼できる作業とは？作業内容を詳しく解説

データ入力代行とは、企業や個人がデータ入力を専門業者に委託するサービスのことです。現代社会においては、特に企業の中で大量のデータを効率的に管理・活用することが求められています。しかし、膨大なデータ入力作業を自社のみで処理する場合、膨大な時間とマンパワーが必要になってくるため、本来集中すべきコア業務に支障をきたすことも少なくありません。そこで、多くの企業や個人事業主はデータ入力代行業者を活用し、業務の効率化を図っています。

データ入力代行業者に依頼できる作業は多岐にわたり、アンケートの集計や名簿の作成、会計データの入力、手書き文書のデジタル化などが代表的です。また、データ入力代行業者の中にはオプションサービスを提供しているところもあります。オプションサービスでは、一般的なデータ入力代行業者に委託できる内容に加えてさまざまな作業を依頼することができます。

そこで、今回はデータ入力代行に依頼できる一般的な内容を簡単に解説したあとに、意外と知られていないデータ入力代行業者に依頼できる作業内容について詳しく解説します。データ入力代行業者がどのようなオプションサービスを扱っているのかがわかるので、ぜひ参考にしてください。

一般的なデータ入力代行業者の作業内容を簡単に紹介

はじめに、データ入力代行業者に依頼できる一般的な作業内容について簡単に解説します。具体的にどのような作業を依頼できるのか一から知りたいという方は、ぜひチェックするようにしましょう。

名刺入力

1つ目は、名刺入力です。

名刺入力は、紙の名刺から名前や郵便番号、住所など必要な情報をデータ化することを意味します。企業は他社や個人事業主などと名刺交換する機会は非常に多く、名刺が机の引き出しなどに溜まりがちです。データ入力代行業者に委託して名刺をデータ化することで、名刺を綺麗に整理することができます。また、名刺を個人個人で管理するのではなく、営業支援システムなどで管理することができるようになるため、社員がどこの会社の従業員と接触しているのか、どのような顧客と名刺交換をしたのかが一目でわかるようになります。

名簿入力

2つ目は、名簿入力です。

名簿入力は、顧客リストや従業員名簿など、紙として作成されている名簿の入力作業を代行してもらうことができます。単にデータに変換するだけでなく、手書きの名簿情報をExcel化することができたり、データ分析に使えるように必要項目を抜き出してデータ作成してもらえたりします。

応募ハガキ入力

3つ目は、応募ハガキです。

応募ハガキ入力とは、応募ハガキに記載された情報をデータ化する作業を意味します。例えば、応募ハガキに記載された顧客情報を指定されたExcel表に整理してもらえたり、大量の返信ハガキから取得した顧客情報を顧客管理システムに正確に登録してもらえたりします。

また、顧客の応募内容をExcel表にわかりやすくまとめるだけでなく、集計作業も合わせて依頼することが可能です。

応募ハガキは、企業によっては多くの枚数が寄せられることがあります。そのため、自社のみで対応していると膨大な作業になってしまいますが、データ入力代行業者に委託をすれば、応募ハガキのデータ化や集計作業をスムーズに行うことが可能です。

アンケート入力

4つ目は、アンケート入力です。

アンケート入力は、膨大なアンケート用紙をデータ化する作業を意味します。データ入力代行業者によっては、単に情報をデータ化するだけでなく、エクセル表にまとめたり、グラフ化したりすることも可能です。

意外と知られていないデータ入力代行業者に依頼できる作業

データ入力代行業者に依頼できる作業は、単に紙に書かれた情報をデータ化する作業をイメージされる方が多いかもしれませんが、実は依頼できる作業は多岐に渡ります。ここでは、意外と知られていないデータ入力代行業者に依頼できる作業について解説しますので、ぜひ参考にしてください。

スキャンデータ画像の納品

1つ目は、スキャンデータ画像の納品です。

スキャンデータ画像の納品では、もとになる紙媒体の書類をスキャンして、その画像データを顧客に納品するサービスを意味します。スキャンデータ画像を受け取ることで、顧客は情報をしっかりと確認できる状態で原本を廃棄することが可能です。これにより、オフィスの省スペース化などを実現することができるでしょう。

データのクリーニング作業

2つ目は、データのクリーニング作業です。

データのクリーニング作業は、既存のデータに含まれる誤りや不整合を検出し、修正・統一することで、データの品質を向上させる作業を意味します。​具体的には、重複データの削除や不正確な情報の修正、フォーマットの統一などが該当するでしょう。

例えば、アンケート調査を実施した際に、調査回答のデータの中には回答の誤りや矛盾、正確さが疑わしいものが含まれます。そのような間違い等を点検し、集計から除外したり、正しく修正したりすることで、顧客はそのままマーケティング等で活用できるデータを受け取ることができるというわけです。

顧客はデータを納品した後に、自社でデータの修正作業を行う必要がなくなるので、その点が大きなメリットといえます。

データの集計・分析作業

3つ目は、データの集計・分析作業です。

データの集計・分析作業は、入力されたデータをもとに単純集計やクロス集計などの分析を行い、ビジネス上の意思決定やマーケティング活動に役立つ情報を抽出する作業を意味します。具体的には、アンケートの回答結果を集計してデータ化したり、入力データを集計・分析してレポートを作成したりする作業がデータの集計・分析作業に該当します。データの集計・分析作業も同時に依頼することで、すぐにマーケティングの中で活用できる情報を企業は受け取れるので、自社の負担を大幅に減らすことができるでしょう。

現場（オンサイト）での入力作業

4つ目は、オンサイトでの入力作業です。

オンサイトでの入力作業は、データ入力代行業者を自社に招き、社内でデータ入力をしてもらう作業を意味します。オンサイトでの入力作業を依頼することで、企業は外部に原本を送付することなくデータ入力作業をしてもらうことが可能です。これにより、データの漏洩リスクを最小限に抑えることができます。特に、顧客情報や機密性の高いデータを扱う場合には、自社内での作業を徹底することで情報漏洩の危険性を減らせます。

そのほかにもオンサイトで依頼すれば、データ入力代行業者とのコミュニケーションが取りやすい、データの確認や修正作業がスムーズになるなどのメリットが挙げられるでしょう。

まとめ

今回は、データ入力代行業者に委託できる一般的な作業や意外と知られていない作業について詳しく解説しました。データ入力代行業者では、オプションサービスを豊富に扱っているところも多く、そのような業者に委託すれば、さまざまな作業を代行してもらうことができます。実際に、企業の中にはデータ入力に加えてさまざまな作業を委託できる業者を探しているという方もいるのではないでしょうか？そのような企業は、『うるるBPOのデータ入力サービス』の利用がおすすめです。

うるるBPOのデータ入力サービスは、名刺入力や名簿入力などの一般的な作業内容に加えてスキャンデータ画像の納品、データのクリーニング作業、オンサイトでの入力作業、データの集計や分析作業などさまざまなオプションを提供しています。まとめて作業を委託できるので、興味がある方は、下記のURLからお気軽にご相談ください。

• https://www.uluru.jp/contact/