社内の従業員にデータ入力を依頼する際のリスクとそれを回避する方法  

企業は業務上、データ入力しなければならない機会が非常に多いです。例えば、現在はDXの推進やペーパーレス化が求められるため、交換した名刺をデータ化するために、パソコンで入力しているところも少なくありません。また、顧客満足度調査等でアンケートを実施したときに、アンケート用紙に書かれた内容をパソコンで入力したり、集計したりする作業も必要です。そのほかにも応募ハガキの入力や名簿入力など、データ入力の需要は非常に高いでしょう。

データ入力は自社の社員のみで行うことは可能です。そのため、社内で対応する企業もいますが、実は従業員にデータ入力を依頼すると一定のリスクが発生することをご存じでしょうか？

そこで、今回は社内の従業員にデータ入力を依頼するとどのようなリスクが生じるのか解説しますので、興味がある方は、ぜひチェックしてみてください。

社内の従業員にデータ入力を依頼する際のリスク

社内の従業員にデータ入力を依頼する際に生じるリスクは大まかにわけて3つあります。それぞれのリスクについて詳しく解説していきます。

正確性を担保できるとは限らない

1つ目のリスクは、正確性を担保できるとは限らないという点です。

社内で働く従業員の中には、タイピングやPC操作が得意ではない人もいます。そのため、データ入力をさせようとするとそれぞれの従業員によってデータ入力の速さや正確性に差が生まれることになります。例えば、ある従業員はデータ入力を1時間で正確に終了させられるとします。一方、従業員の中には同じ作業量であるのにも関わらず2時間かかってしまい、さらに複数の箇所で間違いがあるというケースです。この場合、両者でスピードや正確性に大きな差が生まれます。また、データ入力が得意ではない従業員が得意な従業員に代わりに作業を任せてしまうという状況が発生した場合、データ入力という業務が属人化されてしまう可能性があるでしょう。属人化が発生するとデータ入力が得意な従業員が休みなどでいない場合、データ入力作業が全く進まないという状況が発生します。また、属人化は業務がブラックボックス化するため、プロセスや処理が不明な状況となる可能性が高いです。

従業員によってデータ入力のスピードや正確性は変化し、その作業が属人化されれば企業は大きなリスクを被ることになるため、データ入力を社内だけで対応することは、好ましくない場合があります。

業務の生産性の低下

2つ目のリスクは、業務の生産性の低下です。

一見、データ入力は誰でも対応できる簡単な作業に思えます。原本に書かれている情報をデータ化する場合、その原本に書かれている情報をそのままパソコンで入力するだけなので、誰でも作業内容がイメージしやすいです。また、キーボードで入力していくだけなので、コア業務よりも簡単に感じる方もいるでしょう。

このように、データ入力は単純な作業に思えますが、細かいルールがあり、膨大な情報量をデータ化しなければならないため時間もかかります。そのため、自社でデータ入力を対応する場合、多くの従業員をデータ入力作業につぎ込まなければなりません。結果的に、従業員はコア業務にかかわる重要な仕事ができなくなります。

重要な仕事に時間を回すことができないとコア業務が非効率になってしまうため、企業成長を妨げる原因となります。データ入力にマンパワーを使い、コア業務は疎かになってしまうという状況になってしまうため、自社のみでデータ入力を行うことはデメリットが多いといえるでしょう。

結果的にコストが高くなりやすい

3つ目のリスクは、結果的にコストが高くなりやすいという点です。

基本的に会社の利益を生む業務はコア業務になるため、そのコア業務から人員を割き、データ入力作業に集中させると利益を下がり、慣れていない従業員がデータ入力作業を行うことで残業が増え、結果的にコストが高くなります。また、コストだけでなく、従業員のデータ入力作業が多くなると従業員のモチベーション低下にもつながります。そのため、従業員にデータ入力をさせるとコストが高くなるだけでなく、モチベーションも下げてしまうため、離職率の増加などのリスクも生じさせてしまう原因となります。

社内でデータ入力をする際に発生するリスクを回避する方法

このように、従業員にデータ入力作業を任せると多くのリスクを企業は被ることになります。そのため、管理者の中にはこれらのリスクをどのように回避すればいいのか知りたいという方もいるのではないでしょうか？

ここでは、社内でデータ入力をする際に発生するリスクを回避する方法をご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

OCRやAIを活用する

1つ目の方法は、OCRやAIを活用することです。

OCR処理を活用すれば、スキャナーが自動でテキストを読み込んでくれるため、データ入力作業で発生する誤字脱字や転記ミスなどを防ぐことができます。また、AIのデータ補正機能を利用すれば、誤認識を減らすことができるため、OCRの正確な読み取りを促進することも可能です。

OCRやAIを活用すれば、作業時間の短縮や生産性の向上も期待することができます。例えば、書類のスキャンからデータ化までの時間を縮小することができるため、データ入力に必要な時間やそれにかかるマンパワーを削減することが可能です。

さらに、コストを削減することができる点も大きなメリットです。OCRやAIを活用することでデータ入力に必要な従業員を減らすことができます。また、自動でテキストを読み取ることができるため、データ入力の作業時間がかかりません。これにより、残業をしなければならない社員も減るため、結果的にコスト削減にもつなげられるでしょう。

外部の専門業者に委託する

2つ目の方法は、外部の専門業者に委託することです。

前述したOCRやAIを活用する方法を選択することでも作業時間等を短縮することができますが、手作業と同様にデータ入力作業を自社の従業員ですべて対応しなければなりません。OCRやAIを導入することで、データ入力作業は効率化されますが、コア業務からデータ入力に必要な人員を割かなければならないことには変わりありません。また、OCRやAIを導入するためには初期費用がかかるため、結果的にコストが高くなる可能性もあります。

もっと効率的にデータ入力作業を済ませたい企業は外部の専門業者を利用するのがおすすめです。専門業者を利用すれば、これらの作業を完全に委託することができるので、企業はコア業務から人員を割く必要がなくなります。また、データ入力のプロが作業に対応するため、正確なデータを納品できるという点もメリットです。

まとめ

今回は、社内の従業員にデータ入力を依頼する際のリスクやそれを回避する方法についてご紹介しました。社内のデータ入力作業を効率化させるために外部の専門業者を利用したいという方も多いと思いますが、どのような業者に任せればいいのかわからないという方もいるのではないでしょうか？そのような方は、『うるるBPOのデータ入力サービス』がおすすめです。

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