データ入力代行業者に依頼する際に気を付けたい3つの注意点

企業の中には、DXやデジタル化を推進するために、データ入力代行業者を利用しているところが増えています。実際に、データ入力代行業者に作業を依頼すれば、名刺や名簿のデータ入力作業などを代行してもらうことが可能です。これにより、企業はコストを削減することができたり、コア業務にリソースを集中させられたりします。また、業者の中には、急な入力作業に対応してくれるところもあるため、短納期による作業依頼も可能です。

このように、データ入力代行業者に依頼をすれば、さまざまなメリットを獲得することができますが、実際に依頼できる業者は複数あるため、利用を検討している人は、依頼する際に注意しておきたいポイントを把握しておくとリスクを最小限に抑えられます。

そこで、今回はデータ入力代行業者に依頼する際にチェックしておきたい注意点などについて詳しく解説しますので、興味がある方は、ぜひ参考にしてください。

データ入力は誰に依頼できるの？

データ入力は誰に依頼することができるのでしょうか？はじめに、一般的な依頼先を3つ紹介しますので、早速チェックしていきましょう。

派遣会社

1つ目は、派遣会社です。

派遣会社に依頼することで、データ入力のための人材を確保することができます。しかし、派遣会社に依頼する場合、その会社やスタッフのレベルに違いが生じるため、データ入力の品質を担保することができないケースも少なくありません。また、顧客情報など企業にとって重要な情報を扱わせるため、セキュリティリスクがあります。

派遣会社を利用してデータ入力を依頼する場合は、スタッフの能力や品質、セキュリティなどに注意する必要があるでしょう。

在宅ワーカー

2つ目は、在宅ワーカーです。

現在では、フリーランスとして働く人は非常に多く、在宅ワーカーの中にはデータ入力作業を請け負ってくれるところも少なくありません。在宅ワーカーを利用すれば、安い価格で作業を依頼することができるケースもあります。しかし、企業が直接依頼する場合は、自社内で品質などをチェックする体制を構築しなければなりません。

プロのデータ入力代行業者

3つ目は、プロのデータ入力代行業者です。

プロのデータ入力代行業者に依頼をすれば、膨大な情報の入力を完全に委託することができます。そのため、企業はコア業務にリソースを集中させることができたり、結果的に人件費を削減できたりすることも可能です。

しかし、プロのデータ入力代行業者であってもレベルはピンキリとなるため、品質やセキュリティなどに注意して最適な業者を選ぶ必要があります。

データ入力代行業者に依頼する際にチェックしたい3つの注意点

企業の中には、データ入力代行業者に依頼したいという方も多いですが、その際に注意したいポイントが3つあります。それぞれの注意点について詳しく解説しますので、依頼を検討している人は、ぜひ参考にしてください。

データ入力代行業者の中には納期が守れないところもある

1つ目の注意点は、データ入力代行業者の中には、納期を守れないところもあるという点です。

企業の中には、DXやデジタル化を加速させたいというところが多く、納期を守れないデータ入力代行業者を選択してしまうとなかなかこれらの取り組みが進まない原因となります。そのため、データ入力代行業者を利用する際は、スケジュール通りに対応するためにどのような工夫を行っているのかをしっかりと確認するようにしましょう。

セキュリティ体制が十分ではないところもある

2つ目の注意点は、セキュリティ体制が十分ではないデータ入力代行業者も存在するという点です。

データ入力作業が必要な企業の中には、顧客情報など重要な情報を業者に預けて作業をしてもらいたいというところもあるでしょう。もし、委託先のセキュリティが不十分な場合、情報漏洩などが発生するリスクがあります。そのため、データ入力代行業者に依頼する場合は、必ずセキュリティ体制について確認しなければなりません。

データ入力代行業者を利用する際は、どのようにセキュリティに対する取り組みを行っているのかを確認して安全なところに依頼するのがおすすめです。

入力ミスが発生してしまうデータ入力代行業者もある

3つ目は、入力ミスが発生してしまうデータ入力代行業者もあるという点です。

入力ミスが発生してしまうと、正しくデータ化することができません。DX推進への取り組みに影響が出るため、品質を担保してくれる業者に依頼する必要があります。

データ入力代行業者の中には、ダブル入力方式を用いて品質を担保してくれるところやベリファイ入力方式を採用している業者もあります。依頼する際は、品質を担保するためにどのような取り組みを実施しているのかを確認して、高品質な業者に依頼するのがおすすめです。

最適なデータ入力代行業者を選ぶために知っておきたい3つのポイント

次に、最適なデータ入力業者を選ぶために知っておきたい3つのポイントについて解説します。

文字単価を確認して各社を比較する

1つ目は、文字単価を確認して各社を比較することです。

文字単価を比較するときは、1文字〇〇円というような目安になる料金を比較するのではなく、依頼したい作業内容とそれにかかる文字単価を把握して各社で比較します。

また、納期などさまざまな要因によって価格は変動するため、最終的にはしっかりと見積もりを依頼し、正確な料金で比較するようにしましょう。

データ入力のミスを防ぐための取り組みを事前に把握する

2つ目は、データ入力のミスを防ぐための取り組みを事前に把握することです。

データ入力代行業者によって品質を担保するための取り組みは変化します。そのため、ミスを防ぐために、どのような取り組みを実施しているのかを把握し、具体的な対策方法を採用しているところを選択するのがおすすめです。

リソースをチェックする

3つ目は、リソースをチェックすることです。

企業の中には、『納期を守って作業してもらいたい』、『できるだけ短納期でデータ入力作業を代行してほしい』という方も少なくないでしょう。そのため、データ入力代行業者を選ぶ際は、しっかりとリソースを確認することが重要です。

また、リソースを確認することで、国外現場やクラウドワーカー、箱型の国内入力センター等のセキュリティチェックにも繋がります。これにより、セキュリティリスクに関しても減らすことができるので、データ入力代行業者を選ぶ際はリソースのチェックが非常に重要になるといえるでしょう。

まとめ

今回は、データ入力代行業者に依頼する際に気を付けたい注意点について解説しました。自社に最適なデータ入力代行業者を選定するためには、品質やセキュリティ、リソースの確認が非常に重要です。そのため、データ入力代行業者を比較する際は、これらの要素をしっかりとチェックして、検討するのがおすすめになります。

企業の中には、高品質かつ短納期を実現してくれるデータ入力代行業者を選びたいという方も多いのではないでしょうか？そのような企業は、『うるるBPOのデータ入力サービス』がおすすめです。

うるるBPOのデータ入力サービスは、ダブル入力方式やベリファイ入力方式を採用し、高品質の維持に努めています。また、社内のみならず、国内や海外など豊富なリソースを保有しているため、短納期案件に対応することも可能です。興味がある方は、下記のURLからお気軽にご相談ください。

• https://www.uluru.jp/contact/