データ入力代行に依頼できる業務や利用する企業が多い背景を解説

現在、デジタル化やDXなどに取り組む企業は非常に多くなっています。特に、DXにおいては政府が企業に推進しており、市場の中で競争力を維持するためには必要な取り組みです。

はじめに、デジタル化やDXを推進するためには、紙で書かれた文字をデータに変換する必要があります。もし、データとして扱うことができなければ、コンピューターがその情報を処理することができないため、分析等をすることができません。そのため、デジタル化やDXの推進を行うためには、データ入力が必要不可欠です。

しかし、企業が独自ですべての情報をデータ入力しようとすると、人件費が高くなったり、多くのリソースを割かなければならなかったりします。そのため、企業の中にはデータ入力代行業者に依頼するところが多いです。

この記事では、データ入力代行を利用するとどのような業務を依頼できるのかについて詳しく解説しますので、利用を検討している人は、ぜひ参考にしてください。

データ入力代行に依頼できる業務

データ入力代行に依頼できる業務は、大まかにわけて6つあります。それぞれの業務について詳しくチェックしていきましょう。

文字のデータ入力

1つ目は、文字のデータ入力です。

文字のデータ入力は、その名の通り紙などに書かれた文字をコンピューターに入力していく作業を意味します。例えば、商品やサービスの情報や取引情報、従業員情報などです。書類のデータ化は多くのデータ入力代行業者で対応しており、依頼できる業務のひとつになります。

名刺のデータ入力

2つ目は、名刺のデータ入力です。

名刺をデータ入力することで情報管理の効率化やビジネスチャンスの最大化を狙うことができます。また、ペーパーレス化を推進することもできるため、企業にとって必要な作業です。

名刺の情報をCRMに登録することで、顧客情報を一元管理することができます。これにより、営業活動や顧客対応を効率化することが可能です。また、社内で名刺情報を簡単に共有できる点も大きなメリットといえます。

多くのデータ入力代行業者では、名刺のデータ入力業務に対応しており、依頼することで名前や郵便番号、住所、電話番号、会社名、部署名、役職名等をデータ化してもらえます。

名簿のデータ入力

3つ目は、名簿のデータ入力です。

名簿のデータ入力は、紙ベースの顧客名簿や住所録など、さまざまな形式で保存されている顧客情報をデータ化することです。一般的に紙ベースの顧客名簿は社内で共有がしづらく、手間がかかる点がデメリットです。また、手動でファイリングを行う必要があるため、その作業にも時間がかかってしまいます。

一方、紙ベースの名簿をデータ化するとクラウド管理での共有が可能になるだけでなく、DMの作成が容易になったり、顧客検索がスムーズになったりします。そのため、企業の中にはデータ入力代行業者に依頼するところが多いです。

本や冊子のデータ入力

4つ目は、本や冊子のデータ入力です。

本や冊子のデータ入力が必要になるシーンとしては、マニュアルや仕様書、カタログをデータ化するときが挙げられます。データ入力代行業者を利用すれば、本や冊子を持ち込んだり、郵送したりするだけでスキャニング及び打ち込み作業を行ってくれます。

一般的に、打ち込みとスキャニングで料金相場が異なります。具体的な金額については、業者と相談して見積もりを依頼するようにしましょう。

データのリスト化

5つ目は、データのリスト化です。

依頼する業者によっても変化しますが、データを入力するだけでなく、リスト化を依頼することもできます。これにより、単に入力されたデータだけでは見づらい場合でもリスト化をすることで参照しやすいように整理することが可能です。

業者によっては、表やグラフ、図などを使って見やすくしたり、特定のフォーマットに落とし込んで整形したりできるところもあります。このような作業が必要な場合は、業者のオプションを確認するのがおすすめです。

アンケート結果の集計

6つ目は、アンケート結果の集計です。

データ入力代行業者を利用すれば、音声や手書き、インターネットで集計したアンケート結果情報のデータ入力を依頼することができます。また、業者によっては単に集計するだけでなく、分析作業などにも対応してくれます。

アンケートの実施や集計作業は自社サービスの改善や開発を効率的に行うために必要不可欠なタスクです。しかし、情報が膨大になりやすく集計や分析に時間がかかります。もし、データ入力代行業者に依頼すれば、このような手間を大幅に削減することができるので、アンケート結果の集計や分析にデータ入力代行業者を利用している企業も少なくありません。

データ入力代行業者を利用する企業が多い3つの背景

このように、データ入力代行業者に依頼できる業務は多岐にわたりますが、なぜ多くの企業はデータ入力代行業者を利用するのでしょうか？ここでは、具体的にデータ入力代行業者を利用する企業が多い背景を3つ紹介します。

紙資料の電子化が進められているため

1つ目は、紙資料の電子化が推進されているためです。

現代においてはIT化が進み、あらゆる企業活動においてペーパーレス化が加速しています。特に、行政機関や大企業においては、長年にわたり会議の議事録や決算書等が資料として保管されており、その保管コストに課題を抱えているところも少なくありません。

また、交換した名刺の一元管理や企業内ナレッジデータベースの導入など、デジタル化の動きは企業にとって避けられないものとなっています。

DXの推進には資料のデータが必要

2つ目は、DXの推進には資料のデータが必要であるという点です。

DXは、企業が市場の中で競争力を維持するために必要不可欠な活動になります。そして、DXの推進を実現するためには情報の利活用が必要であり、資料をデジタル化し、コンピューターで分析できるようにしなければなりません。

しかし、膨大な情報をデータ化するためには人件費や時間がかかります。企業はDXの推進とサービス提供を両立して行う必要があるため、企業の中にはデータ入力代行業者を利用して、それを実現しているところが増えています。

自社で膨大な資料の電子化を進めるためには多くの人材が必要になるため

3つ目は、資料のデータ化には多くの人材が必要になるためです。

膨大な資料のデータ化を自社のみで行う場合、多くの人材を資料の電子化作業に割かなければなりません。この場合、コア業務にリソースを集中させられないため、顧客に満足してもらえるサービスの提供が難しくなります。

一方、データ入力代行業者を利用すれば、企業はデータ入力代行を業者に任せてコア業務にリソースを集中させることができます。結果的に、効率的な企業経営やコスト削減を実現できるため、データ入力代行が多くの企業に利用されている背景のひとつです。

まとめ

今回は、データ入力代行に依頼できる業務や利用する企業が多い背景について詳しく解説しました。実際に、DXやデジタル化を進めたい企業の中には、データ入力代行業者の利用を検討している人も多いのではないでしょうか？そのような企業は、『うるるBPOのデータ入力サービス』がおすすめです。

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