データ入力の代行業者を利用するメリットとは？

企業が日々の業務をスムーズに進めるためには、正確で迅速なデータ入力が欠かせません。特に、現代は電子化の動き加速しており、紙ではなく、データで顧客情報などを管理するケースが多いです。そのため、交換した名刺などをデータ入力したり、紙のアンケートに書かれた手書きの文字をパソコンに入力したりする機会は少なくないでしょう。

しかし、企業がすべてのデータ入力を自社で行う場合、作業負担が非常に大きいため、現在ではデータ入力を代行してくれる業者を利用しているところも増えています。実際に利用を検討している人の中には、具体的にどのようなメリットとデメリットがあるのか知りたいという方もいるのではないでしょうか？

そこで、今回はデータ入力代行業者の概要を説明した上で、データ入力代行業者を利用するメリットとデメリットについて詳しく解説します。

データ入力の代行業者とは？

データ入力の代行業者とは、企業や個人が必要とするデータを代わりに入力したり、整理したりしてくれる専門の業者のことです。主に、伝票や申込書、名刺、アンケートなどの紙媒体の情報をパソコンに入力してデジタルデータに変換してくれます。

データ入力は難しい作業ではありませんが、処理する量が多くなりがちなため、まとまった時間が必要です。また、データ入力は直接利益につながらない副次的な業務になるため、能力の高い社員をその作業に割り当てると生産性が低くなってしまいます。

しかし、データ入力の代行業者を利用すれば、このような課題を解決することができるため、現在多くの企業で利用されているというわけです。

データ入力の代行業者を利用する5つのメリット

データ入力の代行業者を利用するメリットは大まかにわけて5つあります。それぞれのメリットについて詳しく解説しますので、利用を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

社内リソースの業務負担の軽減

1つ目のメリットは、社内リソースの業務負担の軽減です。

データ入力は非常に時間がかかる作業です。そのため、社内リソースが圧迫されやすくなります。しかし、データ入力代行業者を利用すれば、これらの作業を外部委託することが可能です。これにより、従業員の負担が削減されるので、大きなメリットといえます。

コア業務に集中できる

2つ目のメリットは、コア業務に集中することができるという点です。

データ入力は企業の直接的な利益にならない副次的な業務に該当します。もし、データ入力に多くの人材を割く場合、営業利益に悪影響を及ぼす可能性があります。なぜなら、営業やマーケティング、サービス開発などのコア業務がおろそかになってしまうからです。

一方、データ入力代行業者に作業を委託すれば、従業員はコア業務に集中することができるようになります。これにより、高度な技術を持つ人材や知識・経験のある従業員をコア業務に専念させて副次的な業務はアウトソーシングすることができるため、その点が大きなメリットです。

コスト削減につながる

3つ目のメリットは、コスト削減につながるという点です。

自社でデータ入力作業をすべて行う場合、単純作業に有能な社員を割り当てなければなりません。もちろん、有能な社員の人件費は高いため、社内でデータ入力作業を行うと逆にコストの負担が大きくなりがちです。

一方、データ入力の代行業者を利用すれば、人件費の高い自社の社員ではなく、専門業者に作業を委託することができます。これにより、自社の社員をその作業に割り当てるよりも安価に済ませられる可能性が高いです。また、専門業者に委託したほうが正確かつ迅速に作業を行ってくれるため、短時間で高精度のデータが作成できます。これが結果的にコストカットにつながるため、その点にも大きなメリットがあるといえます。

急な入力作業も柔軟に対応してくれる

4つ目のメリットは、急な入力作業にも柔軟に対応してもらえるという点です。

例えば、急に手書きのアンケートの情報を入力しなければならないケースやWebから情報収集が必要になる機会も少なくありません。このような急遽データ入力が必要になった場合でもデータ入力代行業者を利用すれば、その作業を代行してくれるところがあります。自社の社員をデータ入力作業に割り当てる必要がないため、その点にもメリットがあるといえるでしょう。

業者によっては短納期の対応も可能

5つ目のメリットは、短納期にも対応することができるという点です。

業者によっては、社内だけでなく、国内や海外にも最適なリソースを保有しているところがあります。このような業者に委託をすれば、当日納品など短納期案件の対応も可能です。また、通常1ヶ月かかる業務でも数営業日で完了させられます。

このように、業者によっては十分なリソースを確保しているところもあるため、短い期間でデータ入力を完了させてほしいという企業も利用しやすいです。

データ入力の代行業者を利用する2つのデメリット

このように、データ入力代行業者を利用するメリットは数多くありますが、逆にデメリットもいくつか存在します。ここでは、2つのデメリットについて紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

セキュリティのリスクがある

1つ目のデメリットは、セキュリティのリスクがあるという点です。

データ入力代行業者を利用する場合、顧客データや機密情報を外部に委託することになるため、データ漏洩のリスクがあります。特に、業種によっては法的な規制やコンプライアンスが求められるケースもあるため、信頼性の低いサービスを選択してしまうと重大な問題に発展する可能性もあるでしょう。そのため、データ入力代行業者を選ぶときは、ISO27001の認証を受けているところやプライバシーマークが付与されている業者を選択する必要があります。

品質にばらつきが生まれる

2つ目のデメリットは、品質にばらつきが生まれることがあるという点です。

データ入力代行業者によって品質は大きく変化します。例えば、価格だけで代行業者を選定してしまうとデータの正確性や整合性に欠けるケースも出てくるでしょう。そのため、高い品質を担保できるようにするためにも信頼性の高い業者を選定する必要があります。

例えば、取引実績やレビュー、評判を確認することで品質の高い業者を選ぶことが可能です。また、業者の中にはISO90001を取得しているところもあります。ISO90001とは、品質マネジメントシステムに関する国際規格です。簡単にいえば、ISMSとかPマークの品質バージョンを意味します。ISO90001は、安定した品質でサービスを提供する仕組みが整備されており、コンプライアンスに関しても遵守していることを第三者機関に認められて取得できるものです。そのため、ISO90001を取得している業者は品質が十分に担保されているため、そのような点も確認して業者を選ぶようにするのがおすすめです。

まとめ

今回は、データ入力代行業者に作業を委託するメリットやデメリットについて詳しく解説しました。データ入力代行業者を利用すれば、有能な社員をデータ入力作業に割く必要がなく、コア業務に集中させることができます。また、結果的にコスト削減にもつながるので、企業が利用すればさまざまなメリットを獲得することができるでしょう。

しかし、セキュリティのリスクや品質にばらつきが生まれるなどのデメリットも存在するため、それをしっかりとカバーできる業者を選定する必要があります。もし、このようなリスクを最小限に抑えたいなら、『うるるBPOのデータ入力サービス』がおすすめです。

うるるBPOのデータ入力サービスは、プライバシーマークの付与認定及びISO/IE27001：2013、ISO90001の認証を取得しているため、情報の安全性や正確な管理が第三者機関から認められているデータ入力代行業者です。また、最適なディレクションやダブル入力方式、チェックシステムを用いた最終チェックなどを採用しているため、高品質のデータ入力サービスを提供することができます。そのため、セキュリティ対策が万全で高品質な業者に委託したいという企業は、下記からお気軽にお問い合わせください。

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