株式会社京都廣川書店

田中英知様： 今まで約4,000名の顧客名簿の管理を社内で行なってきました。登録項目が9〜10ほどあり、年度ごとに住所や肩書きが変わることも多いため、確認作業にかなりの時間が必要でした。Excel上のデータと原本を見比べながら、どの情報が更新されたのかチェックする必要があったのです。

一人に任せると負担が大きいので、できるだけ空いたメンバーが作業するようにしていましたが、繁忙期に重なると出版業務との両立が困難になることも。しかも、私たちは入力のプロではないので当然打ち間違いが発生します。データの更新作業には数か月の期間を費やすため、非常に手間のかかる作業だと感じていました。

その一方で、最近は顧客への献本が必要になることが増え、顧客名簿の活用シーンが増えてきています。入力データの正確性がさらに求められるようになり、私たちだけで管理していくことに難しさを感じていました。

大畠梨紗子様：どこに依頼するべきなのか全くわからなかったので、インターネットで業務委託できる会社を探しました。数十社の中から、利用者の声、会社の規模、ウェブサイトの雰囲気などを見ていましたが、うるるBPOは特に際立っていましたね。たくさんの導入企業と担当者の声が掲載されており、多くの方に支持されていると感じました。

お見積もりは数社に依頼したのですが、うるるBPOの対応が最も迅速でした。お問合せフォームから連絡して1時間ほどで営業担当者から電話がありました。スピーディーな対応に好印象だったのはもちろんですが、当社の課題をしっかりと掘り下げて聞いてくださったので信頼感が高まりました。

大畠梨紗子様： 費用面で良心的だったことも大きいですが、入力の精度が高いと感じられたことが導入の決め手です。顧客名簿の管理には業務の正確性が必要になってくるからです。うるるBPOは、現場での入力ミスをなくす「ベリファイ入力方式」※や、うるるBPO本社での最終チェックを採用していると伺い、安心して任せられると感じました。

※「ベリファイ入力方式」……国内作業現場では、1人目の入力が終わった後に、2人目が後追い入力を行い差異を発見するベリファイ入力方式を採用。

入力データのダブルチェック、トリプルチェックを他社に依頼する場合、追加料金が必要になる場合が多いようです。数社に見積を依頼しましたが、そのような対応の会社が一般的でした。一方、うるるBPOは厳重なチェック体制が最初の見積金額に含まれており、コストパフォーマンスが圧倒的に高いと思いましたね。セキュリティ面でも信頼できるシステムや環境が整備されていたので、うるるBPOへ依頼することを決めました。

大畠梨紗子様：納品までのやり取りでも、メールでのレスポンスがとても速いので、不安を一切感じることなく任せられました。入力センターの担当者ともやり取りすることがあったのですが、営業担当の方と同様に対応が迅速でしたね。

業務開始までの打ち合わせがスムーズだったので、納品までの期間を短縮でき、わずか2週間ほどで仕上げていただきました。納品された入力データについて気になる部分は全くなく、希望どおりの仕上がりでした。

田中英知様：名簿の更新に必要だった工数を全てカットできたので、大きな業務効率化に繋がっています。当社は教科書を出版しており、春の出版に向けての年末〜年明けが最も忙しいのですが、今まではその期間に顧客名簿の作業が重なっていました。うるるBPOに委託できたので、メイン業務の教科書制作に集中して取り組むことができます。

また、私たち以外の従業員が残業することもなくなり、大変助かっています。コストパフォーマンスが高く、業務の正確性にとても満足しているので、今後もぜひ依頼したいと考えています。