一般社団法人日本能率協会

久壽米木様：私たちは年間を通して様々な展示会を開催していますが、その一つひとつに関して「企画」「営業」「制作」「マーケティング」など、多くの業務が存在しています。それに対し数人でチームを組んで取り組んでいるのですが、忙しくなるとどうしても、同じ職員が複数の役割を兼務しながら進めていくこととなります。それぞれ得意・不得意の分野に取り組みながら、開催に向けて忙しい日々を過ごすことになります。

展示会の規模が大きければ大きいほど、その負担は増えていき、本来注力すべき企画や営業といったコア業務に影響を及ぼすこともあります。

そこで出展社や来場者促進用のリスト作成などを委託できるパートナーを探していました。

久壽米木様：出展社を集めるための営業用リスト、来場者へ案内送付用リスト、さらには展示会終了後に出展社へ渡す来場者リストなどの作成をお願いしています。

出展社の営業用リスト作成では、これまでの展示会で集めた顧客データベースはもちろん、関連する業種の企業をインターネット上で検索してもらったり、メディア登録サイトから発信されるプレスリリースから新商品を発表したばかりの企業を検索してもらったりと、様々な方向から該当する情報を集約してもらいました。

出展社募集や集客に苦労しているときには、データの収集方法をこちらから指示するばかりでなく、うるるBPOから提案していただいたこともあります。そういった意味では、単純作業としてのデータ入力をお願いするというよりも、ともに新規顧客を開拓するパートナーとして携わっていただいているという感覚です。

久壽米木様：営業担当者の応対がとても良く、こまめにコミュニケーションをとりながら、毎回納期通りに仕上げてくれています。時にはこちらが無理難題をお願いすることもあるのですが、曖昧な返答をするのではなく「これはちょっと厳しいです」「もう少し時間をいただければ可能です」というように、はっきりと見解を示してくれるところも、仕事がやりやすいと感じられる理由だと思います。

入力していただいたデータの精度に関しては、これまで問題があったことはありません。展示会の入場者のデータ入力では特に、万単位の件数を表に入力する際、１列や１行を間違えてしまうと大変な問題になってしまうのですが、そのようなセンシティブな案件についても安心しておまかせすることができています。

久壽米木様：10年ほど前、私の上司だった者が新規の展示会を立ち上げる際に問い合わせをしたことがきっかけで、うるるBPOとのパートナーシップが始まりました。

その時から現在に至るまで、様々な展示会の開催を支えていただき、確かな信頼関係ができています。これまでのおつきあいを通し、私たちの考えやスキームをよく理解していただいていることもあり、一から説明することなく仕事を頼むことができます。とてもスムーズに案件を処理していただけることに、大きな安心感もあります。

社内でもその評判は浸透しており、他部署で新しいプロジェクトの計画が立ち上がる際には「うるるさんに相談してみれば？」と担当者に薦めることも少なくありません。

久壽米木様：コロナ禍により、しばらくの間、展示会は下火になっていましたが、いずれはその勢いも戻り、来場者も増えてくるでしょう。現在私自身も、新しい切り口の展示会の準備を進めており、またうるるBPOの力を借りることになると思います。

またこの間に「オンライン展示会」という新しい形態が誕生し、コロナ禍の行方がどうなろうと、今後も定着していくでしょう。リアルとオンラインが組み合わさった展示会がこれからのスタンダードになると、これまでは想定していなかった業務も出てくると思います。

そうなると、私たちとうるるBPOのパートナーシップの在り方も、新たな方向へ進んでいくかもしれません。それがどのようなものになるのか、私たちも楽しみにしています。